Sono una tremenda distratta.
Ogni volta che inizio qualche progetto e mi impongo di portarlo a termine entro una certa scadenza, mi rendo conto che la mia mente vaga. Non è niente di nuovo, ci sono quasi abituata.
Se sto scrivendo qualcosa e sono totalmente concentrata, mi attraversa, come una farfalla bianca ai primi sentori della primavera, il pensiero di qualcos’altro da aggiungere alla mia lunga lista di cose da fare; così pianto in asso quello che stavo facendo per rincorrere il nuovo progetto e mi ritrovo, a fine serata, ad aver fatto mille cose senza averne conclusa una.
Per entusiasmo ed eccesso di fiducia, vorrei fare tutto in poche ore o, al massimo, in qualche giorno. Così svolazzo di fiore in fiore senza contare che ogni saltello è una perdita di tempo ed energie.
Ho deciso, da quando ho ripreso la mia attività da libera professionista, nel 2016, di venire a patti con la mia distrazione: al bando i termini come “ispirazione” perché, per quanto ami la mia vita da dandy, è anche vero che il lavoro non può attendere il momento giusto, l’ umore giusto, la congiunzione astrale giusta, ma seguire delle precise linee guida che ognuna di noi, volente o nolente, deve trovare.
Una delle richieste più frequenti è, infatti, quella di imparare ad essere organizzate, quindi prendete il ticket di accesso e…benvenute nel club! Vi condurrò passo passo in una semplice ma efficace metodologia che potrà agevolare di gran lunga la vostra ricerca di ordine e armonia nel lavoro da freelance.
1.Pensa come un’ amanuense medievale.
Uno degli aspetti più importanti della pianificazione quotidiana è l’agenda o, come nel mio caso, le agende. Sono circondata da quaderni, fogli volanti, block notes, post it che mi ricordano:
- Cosa devo fare in quella giornata (in questo caso utilizzo un semplice blocchetto da portare a presso nella borsa, così da non appesantirmi con un’agenda settimanale; blocchetto che contiene la to do list del giorno)
- Il thread del mese (ogni mese scelgo quale attività mi porterà via più tempo e quante energie impegnarvi ed utilizzo un planner da muro, in modo tale da tenere sotto controllo i passi da compiere e quali attività depennare)
- Quali obiettivi raggiungere in un determinato lasso di tempo (solitamente suddivido l’ anno in quattro grandi fasce trimestrali nelle quali supervisionare il mio andamento lavorativo, relazionale, ecc.)
Per riassumere, tutte le mie attività vengono schedate per giorno, settimana, mese, anno, in maniera flessibile.
Perchè utilizzare un supporto cartaceo anzichè le app del telefono o del computer?
Dal punto di vista neuroscientifico, l’ utilizzo della scrittura a mano favorisce la visualizzazione delle informazioni (spesso siamo convinte di avere più attività da concludere di quelle che realmente riportiamo su carta, aumentando il nostro livello di ansia da prestazione e di demotivazione) e la memorizzazione delle stesse, come se la carta fosse una concretizzazione della nostra memoria visuale, affidandoci al supporto della memoria motoria che immagazzina il movimento necessario a scrivere l’informazione e lo conserva più di quanto possa fare una semplice registrazione su app.
2. Lascia esplodere la tua creatività.
Sapresti descrivere qual è il tuo modo per visualizzare le informazioni?
Come rappresenteresti la parola “organizzazione” su un semplice foglio bianco?
L’ utilizzo del visual thinking aiuta a comprendere quale tecniche usiamo nella quotidianità per sviluppare progetti, organizzare le informazioni sia dal punto di vista logico che cronologico, quali di esse hanno la priorità sul processo decisionale nella propria routine quotidiana e così via. Molte persone si limitano alla registrazione sulle diverse app del cellulare e del computer, senza considerare che sono modalità di memorizzazione passive e preconfezionate che non tengono in considerazione la relazione che sussiste tra le diverse informazioni, relazione che dipende proprio dal tipo di connessione che decidiamo di dar loro in un processo cognitivo che è unico, come unica è ogni persona che lo produce.
Creare la tua pianificazione con creatività significa trovare il modo per organizzare le informazioni in maniera personale, quindi efficace. Puoi quindi aiutarti con:
- Frasi e concetti chiave
- Liste di parole
- Mappe mentali
- Diagrammi
Magari utilizzando colori e font diversi, disegni, legende personalizzate, ecc.
3. Tira fuori la guru che c’è in te.
Uno dei miei segreti per non perdermi nelle miliardi di attività che aggiorno di giorno in giorno è sicuramente quello di essere (anzi, di impormi di essere…) una persona costante. E’ come andare in palestra e desiderare un fisico scultoreo il giorno stesso! Questo non è possibile (ahimé…), ma si può raggiungere grazie alla costanza. Il nostro cervello ha infatti bisogno di quella che viene chiamata la regola delle diecimila ore: per generare una nuova abitudine, ci viene richiesta un’ energia e un impegno pari al quantitativo, appunto, di diecimila ore, come se fossimo tenniste principianti che desiderano diventare esperte e concorrere alla Wimbledon. Ovviamente, tale allenamento deve essere:
dotato di senso, quindi organizzato e che tenga in considerazione eventuali ritocchi, cambi di rotta e aggiustamenti in itinere, perché possa essere funzionale all’apprendimento stesso.
Riconoscere i propri limiti, ovvero rendersi conto di non essere delle persone organizzate e, nonostante questo, avere fiducia nella possibilità di diventarlo, è il primo step verso il raggiungimento dell’ obiettivo. E’ fondamentale, inoltre, evitare di pensare che, d’ora in poi, ci sarà impossibile sbagliare o che non ci dimenticheremo mai niente! E’ molto probabile, infatti, che questo continuerà ad accadere ma saremo più allenate a recuperare il ruzzolone in un tempo minore rispetto a qualche tempo fa e, soprattutto, ci sarà più facile essere flessibili nel tornare a suonare al tempo giusto, cosicchè la nostra organizzazione globale non risenta troppo dell’eventuale stonatura, ma che acquisisca più dinamicità e creatività.
Se vuoi approfondire l’ argomento dell’ organizzazione visuale, consulta anche il link: https://bit.ly/2PEHChH
Se vuoi approfondire il ruolo della creatività nel contesto aziendale, consulta invece questo link: https://bit.ly/2NzbvNL